La recette, point par point, pour une opération réussie sereine et même festive !
1 équipe motivée et un lieu de livraison :
– École, gymnase, entreprise, hangar, garage, etc…
Par expérience, il suffit souvent de discuter entre les membres de l’asso pour trouver un local super pratique auquel personne n’avait pensé !
De cette mise en place découlera toute votre organisation : vos dates seront fixées et tout deviendra très simple !
Vous nous contactez pour connaître les jours de la semaine où les livraisons sont possibles sur votre commune.
Ce qui vous permet de fixer votre date de livraison et ainsi d’organiser votre retroplanning.
Pas d’inquiétude nous serons à vos côtés pour vous conseiller.
Le calendrier :
Prévoir une journée où une personne est disponible et très proche du lieu de livraison car l’horaire ne peut pas être prévu.
La distribution peut avoir lieu en fin de journée ou, pour une Opération hyper sereine le lendemain ! Il suffit pour cela d’avoir un local non chauffé.
Il est aussi très important de prévoir un rôle pour tous les acteurs de votre Opération en fonction de leur disponibilité :
Généralement chaque membre actif de l’asso se charge de communiquer et de gérer les ventes autour de lui, dans son réseau amical, son entreprise, etc…
Votre opération est mise en place
Il vous suffit maintenant de suivre les étapes !
Vous devez clairement annoncer le projet à financer, les dates limites de remise de commande et de paiement ainsi que la date et le lieu de livraison.
Nous avons des documents : flyers, bon de commande, qui peuvent être téléchargés sur notre site. Nous pouvons aussi vous envoyer des flyers couleur à distribuer.
Dès le début de nos échanges vous aurez un code – onglet « mon espace » sur notre site internet – afin d’accéder librement à tous les documents à télécharger.
Vos vecteurs de communications seront différents selon la typologie de votre asso ! Pour une école les bons de commandes pourront être imprimés puis distribués avec les flyers.
Vous pouvez aussi choisir de communiquer uniquement de façon numérique avec une newsletter envoyée à tous les adhérents d’un club sportif par exemple, pour créer votre communication nous mettons à votre disposition nos modèles de flyers, logos, etc…
Certaines asso choisissent aussi de passer par https ://www.helloasso.com pour faciliter les commandes et surtout les paiements.
Pendant cette période tous les membres de votre asso se transforment en super vendeurs et partagent ce « super bon plan » auprès de leurs connaissances : famille, amis, voisins, collègues de travail, etc…C’est une logique « boule de neige » de commande groupée qui crée du lien et fait aussi du buzz autour de votre projet !
Elle doit durer entre 2 et 4 semaines environs…Attention si la période de prévente est trop longue les personnes vont oublier de passer leur commande …C’est humain 😉
N’hésitez pas à faire des petits rappels, par exemple un mot dans les cahiers ou un nouveau mail quand la date limite approche !
Si vous êtes dans une asso scolaire ou sportive prenez bien en compte les périodes de vacances scolaires.
La petite astuce en plus : Demandez toujours votre retour des commandes 5 à 6 jours avant la date de retour de votre commande globale : cela vous permettra d’avoir un délai pour globaliser et aussi (surtout !) attendre les retardataires. C’est humain aussi 😉 !!
C’est tout simple : vous avez reçu par mail un lien de notre logiciel et vous pouvez renseigner vos quantités.
Nous avons aussi bien sûr besoin de l’adresse de livraison – complète et détaillée -et du contact téléphonique de la personne qui sera présente.
Vous recevez ensuite de notre part une confirmation de commande ….
…sur cette confirmation de commande se trouve le numéro de téléphone de l’agence STEF en charge de votre livraison.
Vous pouvez ainsi les contacter la veille en fin d’après-midi ou le matin même de votre livraison : dans la mesure du possible 😉 vous pourrez avoir une petite idée du créneau horaire de votre livraison.
Le matin, dès que le camion quitte sont agence vous recevez un SMS vous indiquant l’heure d’arrivée estimée. S’il y a des problèmes sur la route et que cet heure est décalée vous recevez un nouvel SMS.
Quand le camion arrive le chauffeur, à l’aide du haillon puis du transpalette, décharge la ou les palettes et les dépose à l’endroit que vous lui indiquez.
Vous contrôlez le nombre total de cagettes reçues, faites une photo des étiquettes et des palettes et tout est ok !
C’est alors à l’équipe « des bras » d’entrer en scène, pour descendre les cagettes des palettes et les ranger par variétés pour faciliter la distribution.
Il est très important de bien organiser les cagettes par variété et mélanges au sol, et de les compter, avant de commencer votre distribution.
Avec un peu d’imagination ce moment peut devenir un vrai événement rigolo et festif : pourquoi ne pas inviter Le Père Noël, Saint Nicolas, ou les plus sympas des Papas déguisés en Licorne ?
Tout cela en partageant vos photos sur nos réseaux sociaux bien entendu !! 😉 😉 😉
Le lendemain vous recevez votre facture : vous pouvez nous régler par virement.
Si votre banque vous demande un délai pour ajouter un bénéficiaire vous pouvez enregistrer notre RIB, qui se trouve dans « votre espace » dès le début de votre opération.
Vous souhaitez avoir plus d’informations ?
